Qué es la periodificación contable
La periodificación contable consiste en asignar correctamente los ingresos y gastos al periodo al que realmente pertenecen.
Este proceso es fundamental para garantizar que la información financiera de una empresa refleje de manera fiel su situación económica en un período determinado.
Con un ejemplo se ve enseguida: si una empresa pagó un seguro anual el 1 de abril de 2026, no todos esos gastos corresponden al ejercicio 2026.
Nueve meses son del año actual, mientras que los tres restantes pertenecen al ejercicio 2027.
Este ajuste es crucial para que no se produzca una distorsión del resultado de un ejercicio, tanto para bien como para mal.
Cómo se hace
Hay muchos ERPs que ya incluyen la opción de hacerlo de manera automática, como por ejemplo, A3Eco y Odoo.
Si tu programa contable no incluye esta funcionalidad, cambia de programa… que no! Aunque no lo descartes jeje.
Veremos también cómo hacerlo «a mano».
Ejemplo con A3Eco
Para ver cómo se hace periodifica en A3Eco vamos a ver el ejemplo del gasto de un seguro anual.
Creo que este es el ejemplo más común para la periodificación.
Imagina un seguro de 12.000€ que tiene una validez de 17 meses y que se paga el 1 de enero de 2025.
En A3Eco contabilizarías los 12.000€ en el Debe en la cuenta 625 y en el Haber la cuenta contable de la entidad bancaria con la que pagues el recibo.
Con la cuenta de gasto seleccionada, pinchamos en un botón que hay en la parte inferior derecha que dice «Periodificar«.
Saldrá una pantalla como esta. Solo queda rellenar los valores que se ajusten a tu caso en particular: fecha de fin de la periodificación, periodicidad y la contrapartida.
Una vez introducidos todos los datos, pulsamos «Calcular» y te aparecerá el plan de periodificación propuesto.
Si no es lo que quieres o te has equivocado en algún dato, puedes borrar el plan propuesto y modificar los datos para calcular un nuevo plan.
Una vez está todo correcto, al pinchar en «Generar» el programa hace todos los asientos que aparecen en el plan. Incluso los de ejercicios posteriores, aunque no estén todavía creados. Una vez se aperture el ejercicio, verás como aparecen.
Periodificar en A3Eco desde una factura
El ejemplo anterior se realiza la periodificación desde la introducción de un asiento de manera «directa», cuando contabilizamos un extracto bancario o un recibo.
También se puede hacer cuando estás contabilizando una factura.
Solo tienes que situarte sobre la línea del ingreso o del gasto, y el proceso es similar al ejemplo del seguro que hemos hecho antes.
Ejemplo con Odoo
A la hora de periodificar en Odoo, he visto que hay por lo menos, dos maneras de hacerlo, las mismas que en A3Eco: cuando contabilizamos o emitimos una factura y desde un asiento.
Periodificar desde una factura
Para no repetirnos y ver otras variantes, vamos a realizar la periodificación de un ingreso desde la emisión de la factura.
Tenemos que facturar un servicio a una empresa a prestar desde el 1 de abril al 30 de junio por un importe de 12.000€ más IVA.
La factura se emite el 17 de marzo y si no realizamos ningún ajuste, el total del ingreso se contabilizaría en esa fecha, pero lo que queremos es que se distribuya entre todo el periodo que nos va a ocupar prestar el servicio.
El tema del pago no lo consideramos ya que la periodificación afecta a los ingresos y gastos, con total independencia de los cobros y pagos.
Volviendo a Odoo, introducimos los datos para emitir la factura y en la línea donde ponemos el producto, cuenta, importe, etc. tiene que estar habilitado el campo «Fecha de devengo diferido«.
Se activa y desactiva desde el botón redondeado en amarillo de la imagen:
En la fecha de devengo diferido tienes que introducir fecha de inicio y fecha de fin de la periodificación. En nuestro ejemplo, del 1 de abril al 30 de junio.
Al confirmar la factura, verás en la parte superior, el siguiente campo:
Al pinchar en «Asientos diferidos» aparecen todos los asientos que el sistema ha realizado automáticamente y que son:
- A fecha de emisión de la factura (17 de marzo), «cancela» el importe de 12.000€ que hemos facturado al emitir la factura en la cuenta 705 contra la cuenta 485 de Ingresos anticipados.
- Distribuye entre los meses de abril, mayo y junio la parte proporcional del ingreso (4.000€), cancelando el saldo que teníamos en la cuenta 485 desde el 17 de marzo.
Con estos asientos, la cuenta 485 queda con saldo cero y el ingreso de 12.000€ se ha repartido entre los meses de abril, mayo y junio a razón de 4.000€ por mes.
El IVA se declara en el mes que se emite la factura, no sufras por eso…
Periodificar desde un asiento
En Odoo, para periodificar un ingreso o un gasto desde un asiento, el proceso es muy similar a cuando lo hacemos desde una factura.
Vamos a hacer un ejemplo con cantidades y fechas que no sean «redondas» para que veas que el sistema te hace los ajustes a las necesidades reales que se planteen.
Imagina un cargo de comisiones del banco que nos pasa el 1 de octubre pero que en la liquidación nos indica que pertenece al periodo comprendido entre el 2 de julio y 20 de septiembre.
Contabilizamos el asiento tal cual la imagen:
Recuerda habilitar el campo «Fecha de devengo diferido» si no te aparece visible.
Una vez publicado el asiento, estos son los asientos que tendríamos:
Como ves, se distribuyen los 425€ proporcionalmente entre el periodo indicado: 156,01€ en julio, 161,39€ en agosto y 107,60€ hasta el 20 de septiembre tal como nos indica la liquidación que nos manda el banco.
Ejemplo con Excel
Si tu programa contable no te ofrece la opción de periodificar de forma automática, siempre nos quedará Excel.
Pero para calcular los importes a periodificar, no para pasarlos al ERP.
Cuando he tenido que hacerlo en Excel lo que hago es unificar las periodificaciones por tipo de ingreso o de gasto.
Por ejemplo, si tenemos varios seguros a periodificar, aunque se paguen en fechas diferentes, podemos unificar los importes para hacer un asiento mensual (si periodificas mes a mes) con todos los seguros.
Ejemplo: el 04/03/26 se paga un seguro de 325€ y el 15/04/26 se paga otro de 550€.
Ambos seguros tienen una validez de un año.
Para simplificar un poco los cálculos y como la diferencia no va a ser determinante, divido los importes entre 12 y esa será la cantidad a periodificar a final de mes, independientemente si se ha pagado el día 1 o el día 25.
Del seguro del día 04/03/2026 se periodificarán 27,08€ de marzo de 2026 a febrero de 2027.
Del seguro del día 15/04/2026 se periodificarán 45,83€ de abril de 2026 a marzo de 2027.
Yo hago una tabla como esta:
En marzo solo tendré la parte correspondiente del seguro pagado en marzo.
En abril tendré la parte correspondiente de los dos seguros, así hasta febrero de 2027, que se termina de periodificar el seguro pagado en marzo de 2026.
El mes de marzo de 2027 será el útimo mes en el que contabilicemos la parte correspondiente del seguro pagado el 15 de abril de 2026.
Puedes hacer una fila por cada tipo de ingreso o de gasto que vayas a periodificar, siempre que los contabilices en la misma subcuenta. Si utilizas subcuentas para diferenciar, tendrás que hacerlo de manera individual.
Si pasado un tiempo contabilizas un nuevo gasto que quieras periodificar, se puede añadir a la tabla.
Si por ejemplo, llega agosto y pagamos un seguro de 712€ el día 12, la tabla se actualizaría sumando la doceava parte de 712€ (59,33€) desde el mes de agosto de 2026 hasta el mes de julio de 2027.
Imagen del Excel actualizado con este nuevo seguro incluido:
Bueno, es bastante más laborioso que si lo hace el ERP pero creo que vale la pena.
¿Y si no periodifico?
Hay muchos contables que no periodifican.
No consideran importante que algunos gastos que deben distribuirse en varios meses, se concentren en uno solo.
O no realizan cierres mensuales y no tiene un impacto grande, o los importes no son elevados y la diferencia entre periodificar o no hacerlo, no se aprecia.
Yo siempre que puedo hacerlo facilmente (con el ERP ya has visto que no cuesta nada) y son importes que considero afectan al resultado, periodifico.
Si es un importe pequeño que no se va a notar, pues no lo hago, la verdad.
Tienes que valorar según el tipo de contabilidad que lleves, si es más en detalle o no necesitas tanta «precisión» y a la vez, el impacto de hacerlo o no.
Espero que el contenido te haya sido útil e interesante, y si quieres comentar algo, estaré encantado de leerte.
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