Una de las funciones que más utilizo al trabajar con Odoo es la de Duplicar.
Si utilizas otro ERP, revisa si tiene disponible esta función porque, como te voy a mostrar en este post, te puede ahorrar bastante trabajo.
Qué es la función Duplicar
La función Duplicar es lo que su propio nombre indica, es decir, crear un doble de algo.
Puedes duplicar, entre otras cosas, una cuenta contable, un producto, un diario, un asiento o una factura (tanto emitida como recibida).
Si conoces o utilizas Odoo, sabes que tanto las cuentas contables como los productos y otros elementos del programa, tienen determinadas características que tienes que configurar cuando creas uno nuevo.
Por ejemplo, cuando creas una nueva cuenta contable, tienes que determinar si es de Activo o de Pasivo, a qué grupo contable pertenece, etc.
Con la función Duplicar que nos ofrece Odoo, podemos «ahorrarnos» el tener que configurar todos estos parámetros.
Cómo se hace
Lo que yo hago es utilizar la cuenta maestra para crear a partir de ahí, las subcuentas que necesite.
Si tengo que crear una subcuenta de préstamo a corto plazo, utilizo la cuenta 520000 que ya viene en el Plan Contable de Odoo y la duplico.
La opción Duplicar la tienes en la rueda que he rodeado en amarillo en la imagen.
La versión que utilizo es la Odoo 19.
Como puedes ver, en la cuenta 520000 Préstamos a corto plazo… ya están cumplimentados los parámetros como a qué grupo pertenece o si es una cuenta de Pasivo o de Activo.
Si duplicamos esta cuenta, los parámetros los va a copiar y nos vamos a ahorrar el trabajo de hacerlo. Y también eliminas el riesgo de equivocarte.
El nombre de la cuenta también lo va a copiar y asigna la siguiente numeración disponible a partir de 520000. Si no tienes ninguna cuenta 52000X creada, cogerá la 520001.
Yo he duplicado la cuenta 520000 Préstamos a corto plazo con entidades de crédito y la que ha creado el programa es la 520005 Préstamos a corto plazo con entidades de crédito (copia).
Tanto el número de la subcuenta como el nombre, los puedes modificar, siempre que no exista una subcuenta con el número que intentas utilizar.
Otros ejemplos
Para el resto de ejemplos, siempre es igual.
Coges el maestro o el primer elemento que sea de las mismas características de lo que quieres crear, y lo duplicas.
Duplicar un producto en Odoo
Por ejemplo, si vas a crear un producto, puede que no tengas ninguno que te sirva de modelo.
Solo vas a necesitar crear uno y utilizarlo como modelo.
Por ejemplo: si vendes cajas, puedes crear un producto indicando las características que sean comunes para todas las cajas, como el tipo de impuesto, la cuenta predeterminada de ingresos o de gastos, etc., y ya tienes el modelo para crear el resto de productos de esa familia a partir de ese producto.
Ahora, para crear, por ejemplo, el producto «caja pequeña», duplicamos el modelo y cambiamos el nombre y los parámetros que difieran.
Duplicar un asiento
Cuando contabilizo asientos de manera periódica, por ejemplo mes a mes, y tienen más de dos o tres líneas, suelo duplicarlos.
El asiento de nóminas es uno de ellos.
En una de las empresas de las que llevo la contabilidad con Odoo, además separo el gasto de salario de cada trabajador en una subcuenta, porque llevamos contabilidad analítica y necesitamos hacerlo así. Por lo que puedes imaginar la cantidad de líneas que tiene el asiento cada mes.
El asiento suele tener más de cuarenta líneas, y mes a mes, cambian algunas líneas por las altas y bajas de trabajadores y algunos importes, pero tardo mucho menos modificando estos datos que haciendo el asiento de nuevo. Bastante menos.
Duplicar facturas
Esto vale tanto para cuando emitimos una factura como para cuando contabilizamos una factura recibida.
Duplicar una factura emitida
Si emites facturas recurrentes a clientes con los mismos conceptos e importe, esta función te ahorrará un montón de tiempo (si es que todavía no usas esta función).
Si cambia el importe y/o los conceptos, también te sirve, pero te costará un poco más de tiempo emitirlas.
Imagina que en junio emitiste la factura de la imagen que tienes arriba.
Y que en julio, tienes que emitir la misma factura por el mismo importe y los mismos conceptos.
Con solo tres clics (pinchar en la ruedecita, pinchar en duplicar y pinchar en confirmar) y modificar la fecha si no es la del día que estás emitiendo la factura, tendrías la factura lista para enviársela al cliente.
Duplicar una factura recibida
Para contabilizar una factura de un proveedor del que ya tienes alguna factura contabilizada, el proceso es el mismo.
Abrimos una factura de ese proveedor y pinchamos en duplicar.
Esta función viene bien para todo tipo de factura recibida, pero las recurrentes de importe similar mes a mes, son mis preferidas. Por ejemplo, las del teléfono.
Al darle a duplicar, solo tienes que introducir el número de factura y la fecha, y el resto del asiento suele ser igual mes tras mes.
Y cuando tienen varias líneas y con diferentes tipos de IVA, también ahorras bastante tiempo.
En Alicante por ejemplo, la compañía que suministra el agua, emite las facturas con diferentes tipos de IVA. Los importes de cada línea varían, pero solo tienes que modificar esos importes ya que las líneas las utilizas de la factura anterior.
Resumiendo
Bueno, como has visto, la función duplicar se puede utilizar para casi cualquier proceso que hagas en Odoo.
Al principio cuesta acostumbrarse, pero una vez que lo interiorizas verás como no dejas de utilizarlo. Es un ahorro de tiempo considerable.
Y tú, ¿Usas Odoo? ¿Ya conocías la función Duplicar?
¿Utilizas otro ERP que también tiene esta función?
Puedes contármelo en comentarios.
Saludos!